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Você devolveu o apartamento alugado impecável, e o proprietário agora diz que as paredes estavam manchadas. A obra do vizinho abriu uma rachadura na sua sala, e ele jura que ela já existia. A assembleia do condomínio aprovou algo que ninguém se lembra de ter votado.

Em todos esses casos, o problema é o mesmo: é a sua palavra contra a do outro. E, quando o conflito chega à Justiça, quem tem a prova mais forte costuma levar vantagem.

É para isso que existe a ata notarial: um documento em que o tabelião, com fé pública, registra o que viu, ouviu e constatou. Neste guia, a equipe do Cartório Del Fiaco explica o que é a ata, quando ela vale a pena, quando uma alternativa mais simples resolve e qual cartório pode fazê-la.

Resposta rápida: ata notarial é o documento público em que o tabelião de notas descreve um fato que presenciou ou constatou, como o estado de um imóvel, o conteúdo de um site ou o que aconteceu em uma reunião. Ela tem fé pública, é admitida como prova pelo Código de Processo Civil (art. 384) e só pode ser lavrada por tabelião (Lei nº 8.935/1994, art. 7º, III). Para conteúdos digitais simples, o e-Not Provas costuma ser uma alternativa mais prática.

O que é ata notarial (e o que ela não é)

A ata notarial é o registro, feito pelo tabelião, de um fato: algo que existe ou aconteceu, e que ele pôde verificar pessoalmente. Pode ser a situação de um imóvel, uma página da internet exibida na tela, a entrega de um objeto ou o andamento de uma assembleia.

O tabelião não opina, não julga e não toma partido. Ele descreve, de forma objetiva, o que percebeu, com data, hora, local e, quando for o caso, fotos, vídeos, áudios e documentos anexados.

Por que a ata tem força de prova

Três regras explicam a força da ata:

• O Código de Processo Civil a reconhece expressamente. O art. 384 permite que a existência e o modo de existir de um fato sejam atestados por ata lavrada por tabelião, inclusive com imagens e sons em arquivos eletrônicos.

• Documento público prova os fatos presenciados pelo tabelião. Pelo art. 405 do CPC, o documento público faz prova dos fatos que o tabelião declarar que ocorreram em sua presença.

• O tabelião tem fé pública. Ele é profissional do Direito, aprovado em concurso público e dotado de fé pública (Lei nº 935/1994, art. 3º). O que ele atesta é presumido verdadeiro.

Isso não significa que a ata seja "incontestável". A outra parte pode apresentar provas em sentido contrário. Mas quem contesta uma ata precisa de muito mais do que a própria palavra. Por isso ela é mais forte do que um print, uma foto sem data ou o depoimento de um conhecido.

Ata não é laudo, nem declaração, nem notificação

Essas confusões são comuns e fazem muita gente procurar o documento errado:

Em muitos casos, esses documentos se somam. A ata registra hoje o estado da parede, e o laudo do engenheiro, depois, aponta a causa. Juntos, formam um conjunto probatório muito sólido.

Sete situações em que a ata notarial faz diferença

1. Vistoria na entrega e na devolução do imóvel alugado

A Lei do Inquilinato obriga o locatário a devolver o imóvel no estado em que o recebeu, salvo o desgaste natural do uso (Lei nº 8.245/1991, art. 23, III). Também garante ao inquilino o direito de receber uma descrição detalhada do estado do imóvel na entrega (art. 22, V).

O problema é que muitas vistorias são feitas às pressas, com fotos sem data e sem testemunhas. Uma ata notarial de vistoria, na entrada, na saída ou nas duas, registra com fé pública o estado de paredes, pisos, instalações e acabamentos. É uma proteção útil para os dois lados: o inquilino que devolve bem e o proprietário que entrega bem.

2. Obra do vizinho, infiltração e danos ao seu imóvel

Rachaduras, infiltrações, entulho, invasão de divisa, janela aberta sobre o seu terreno: o direito de vizinhança protege o proprietário contra o uso nocivo da propriedade alheia (Código Civil, arts. 1.277 e seguintes). Mas, para exigir reparação, é preciso provar como estava antes e como ficou depois.

A ata registra o dano no momento em que ele aparece, antes que seja "consertado" ou que o tempo apague as evidências. Se houver discussão sobre a causa, o laudo técnico entra depois, usando a ata como ponto de partida.

3. Assembleia de condomínio tumultuada

A ata oficial da assembleia é redigida pelo próprio condomínio, e nem sempre reflete fielmente o que aconteceu. Quando uma assembleia promete ser conflituosa, o tabelião pode acompanhar a reunião e registrar quem compareceu, o que foi discutido, como as votações ocorreram e se as regras de convocação foram observadas. A ata notarial não substitui a ata do condomínio, mas funciona como registro independente.

4. Entrega de chaves, de bens ou cumprimento de obrigação

Devolução de chaves recusada pelo proprietário, entrega de mercadoria, retirada de bens de um imóvel, estado de um veículo na entrega: sempre que for importante provar que algo foi feito, em determinada data e em determinado estado, a ata resolve.

5. Conteúdo digital complexo: sites, e-mails e mensagens

Uma ofensa em rede social, uma publicação que pode ser apagada, uma sequência de mensagens com áudios, um e-mail com anexos. O tabelião pode acessar o conteúdo e descrever o contexto: onde estava publicado, quem aparece, a sequência dos fatos.

Para conteúdos digitais simples, existe hoje uma alternativa mais prática, o e-Not Provas, que explicamos no próximo tópico. Veja também o nosso guia sobre prints de WhatsApp e redes sociais como prova.

6. Usucapião e adjudicação compulsória em cartório

A ata notarial é peça obrigatória em dois procedimentos de regularização de imóveis feitos sem processo judicial:

• Na usucapião extrajudicial, a ata atesta o tempo e a forma da posse. Ela deve ser lavrada pelo tabelião do município do imóvel e não pode se basear só nas declarações de quem pede (Prov. CNJ nº 149/2023, art. 402).

• Na adjudicação compulsória extrajudicial, a ata comprova o contrato, a quitação do preço e o descumprimento do vendedor (art. 440-G).

Nos dois casos, a própria ata registra que não é título de propriedade. Ela instrui o pedido feito ao Registro de Imóveis.

7. Existência de fatos em geral

Uma loja fechada no horário em que deveria estar aberta, um imóvel abandonado, uma placa instalada em local proibido, um produto exposto com preço diferente do anunciado. Se o fato pode desaparecer ou ser negado depois, vale a pena registrá-lo com fé pública enquanto ele existe.

Ata notarial ou e-Not Provas: qual escolher

O e-Not Provas é um serviço da plataforma E-Notariado, dos cartórios de notas, para coletar e preservar conteúdos da internet. Ele gera um registro com data, hora, link e código de integridade, e as provas ficam armazenadas por cinco anos.

A diferença para a ata está no nível de análise:

Nossa orientação honesta: se você precisa guardar uma publicação ou uma página antes que ela seja apagada, o e-Not Provas provavelmente resolve. Se o caso envolve contexto, sequência de fatos, algo fora da tela ou um fato no mundo físico, a ata notarial é o caminho. Na dúvida, pergunte ao tabelião antes de escolher.

Como a ata notarial é feita, passo a passo

1. Converse com o tabelionato. Explique o fato, o objetivo da prova e a urgência. O tabelião avalia se a ata é o instrumento adequado.

2. Defina o que será constatado. Local, horário, documentos, links, pessoas presentes. Quanto mais claro o objetivo, mais útil será a ata.

3. Constatação. O tabelião, ou um escrevente autorizado, verifica o fato: em cartório, no local (diligência) ou por meio eletrônico, conforme o caso.

4. Lavratura. A ata é redigida no livro de notas com a descrição objetiva do que foi constatado e os anexos (fotos, imagens, arquivos).

5. Entrega do traslado. Você recebe a certidão ou o traslado da ata, que pode ser apresentado em processos, negociações e procedimentos administrativos. Nos atos eletrônicos, o documento tem plena validade jurídica (Prov. CNJ nº 149/2023, art. 312).

Qual cartório pode fazer a sua ata

Aqui está uma regra que muitos sites ignoram: nem sempre qualquer cartório pode fazer a sua ata. Depende do tipo:

Para entender em detalhes as regras dos atos digitais, veja Posso escolher qualquer cartório para meu ato digital?

Tem imóvel em Anápolis e mora em outra cidade?

Essa é uma situação muito comum: você investiu em um imóvel em Anápolis, aluga para terceiros e mora em outra cidade, ou até fora do país. Na entrega ou na devolução do imóvel, ou quando surge um problema com o vizinho, o fato está em Anápolis, e é o tabelião de Anápolis quem pode constatá-lo.

Converse com a equipe do Cartório Del Fiaco sobre como solicitar a ata sem precisar viajar. Se você mora no exterior, veja também como resolver outras demandas à distância em Brasileiros no exterior.

Quanto custa uma ata notarial

Os valores dos cartórios (emolumentos) são fixados por lei estadual e são iguais em todos os tabelionatos do mesmo estado. Na ata notarial, o valor costuma variar conforme a extensão do documento e a necessidade de diligência fora do cartório.

Por isso, a melhor forma de saber o custo é descrever o caso ao tabelionato e pedir um orçamento. Para conteúdos digitais simples, lembre-se de perguntar se o e-Not Provas atende à sua necessidade.

Cinco cuidados para a sua ata valer mais

1. Não espere. A ata registra o fato no momento da constatação. Post apagado, parede pintada ou obra concluída não podem mais ser constatados.

2. Pense no objetivo antes. Uma ata pensada para o processo ou a negociação que você tem em vista é muito mais útil do que uma descrição genérica.

3. Some provas. Ata mais laudo técnico, ata mais testemunhas, ata mais documentos: o conjunto é sempre mais forte.

4. Respeite a lei na obtenção do conteúdo. A ata certifica o que o tabelião viu, mas não torna lícito algo obtido de forma ilícita, como mensagens privadas de terceiros acessadas sem autorização.

5. Consulte um advogado quando houver processo. O tabelião é imparcial e orienta sobre o ato. A estratégia do processo é papel do seu advogado.

Perguntas frequentes

Ata notarial vale como prova na Justiça?
Sim. O Código de Processo Civil prevê a ata notarial como meio de prova (art. 384), e o documento público faz prova dos fatos que o tabelião declara ter presenciado (art. 405). A outra parte pode contestar, mas precisará de prova consistente em sentido contrário.

A ata notarial tem prazo de validade?
Não. Ela registra um fato em determinada data e pode ser usada anos depois. O que ela não faz é registrar o que aconteceu depois da constatação. Para isso, é preciso uma nova ata.

Ata notarial substitui o laudo de um engenheiro?
Não. O tabelião descreve o que percebe; o engenheiro explica causas e faz avaliação técnica. Em disputas sobre danos em imóveis, o ideal é usar os dois.

O tabelião pode notificar alguém por meio da ata?
Não. A notificação extrajudicial é atribuição do Registro de Títulos e Documentos. A ata notarial constata fatos; ela não comunica nada a ninguém.

Posso fazer ata notarial de conversas de WhatsApp?
Sim, tanto por ata notarial quanto, nos casos simples, pelo e-Not Provas. Mas atenção: a ata não torna lícita uma prova obtida de forma ilícita. Conversas de terceiros ou de grupos acessadas sem autorização podem gerar problemas jurídicos para quem as divulga.

Preciso de testemunhas?
Não é obrigatório, porque a fé pública é do próprio tabelião. Em alguns casos, porém, depoimentos de testemunhas podem constar da ata, e o tabelião deve alertá-las de que declaração falsa é crime, como ocorre nas atas de usucapião e adjudicação.

Posso fazer a ata totalmente online?
Em muitos casos, sim, pelo E-Notariado, com videoconferência e assinatura digital, respeitando a regra de competência: o tabelião do local do fato ou, quando não houver local físico, o do domicílio de quem pede.

A ata notarial prova que o imóvel é meu?
Não. Mesmo na usucapião e na adjudicação compulsória, a ata apenas instrui o pedido feito ao Registro de Imóveis. A propriedade só se prova pela matrícula. Para entender o que a matrícula revela, veja as certidões que mostram se um imóvel é seguro.

Conclusão

Muitos conflitos não são perdidos por falta de razão, e sim por falta de prova. A ata notarial existe para que o fato de hoje continue provado amanhã, com a força de um documento público e a imparcialidade de um profissional do Direito.

Use a ata quando o fato é importante, pode desaparecer ou provavelmente será negado. Para conteúdos digitais simples, avalie o e-Not Provas. E, se o fato estiver em Anápolis, mesmo que você esteja longe, fale com a equipe do Cartório Del Fiaco ou agende seu atendimento para entender o melhor caminho para o seu caso.