Apostila da Haia: o que é e como preparar seus documentos para uso no exterior.
Passagem comprada, matrícula confirmada, mudança planejada... e então surge uma dúvida importante: o que é preciso fazer para apresentar seus documentos brasileiros no exterior?
Dependendo do país de destino e da finalidade do documento, pode ser necessário realizar o apostilamento.
A Apostila da Haia simplifica esse procedimento e, nos países em que a Convenção é aplicável, elimina a necessidade da antiga legalização diplomática ou consular.
Se você pretende estudar, trabalhar, morar, casar ou resolver questões pessoais e profissionais no exterior, entenda como funciona.
O que é a Apostila de Haia
A Apostila da Haia é um certificado padronizado previsto pela Convenção sobre a Eliminação da Exigência de Legalização de Documentos Públicos Estrangeiros, celebrada na Haia em 1961.
No Brasil, a Convenção está em vigor desde 2016 e foi promulgada pelo Decreto nº 8.660/2016.
O apostilamento certifica a origem de um documento público, atestando, conforme o caso:
a autenticidade da assinatura;
a qualidade ou função exercida pela pessoa que assinou o documento; e
a autenticidade do selo ou carimbo nele aposto.
Com isso, documentos abrangidos pela Convenção podem ser apresentados em outro país onde ela seja aplicável sem necessidade de legalização consular.
No Brasil, o serviço é realizado por cartórios e demais autoridades apostilantes habilitadas, sob regulamentação do Conselho Nacional de Justiça (CNJ).
O que a apostila atesta e o que ela não atesta?
Essa é uma das dúvidas mais importantes.
A apostila não certifica o conteúdo do documento.
Ela certifica sua origem e determinados aspectos formais de autenticidade.
Isso significa que o apostilamento não declara, por exemplo, que todas as informações existentes em uma certidão, diploma ou declaração são verdadeiras, nem garante que o documento produzirá determinado efeito jurídico no país estrangeiro.
A aceitação do documento e eventuais exigências adicionais dependem da legislação e da autoridade ou instituição que irá recebê-lo no país de destino.
Quais documentos podem ser apostilados?
A Convenção aplica-se aos documentos públicos nela compreendidos, entre os quais estão atos administrativos, documentos provenientes de determinadas autoridades públicas, atos notariais e declarações oficiais apostas em documentos de natureza privada.
Entre os documentos frequentemente apresentados para apostilamento estão:
Para estudar no exterior
diplomas;
históricos escolares;
certificados e declarações acadêmicas;
certidões de nascimento.
Para trabalhar ou morar no exterior
certidões de nascimento e casamento;
certidões e documentos emitidos por órgãos públicos;
procurações públicas;
documentos relacionados a atividades profissionais ou empresariais, conforme o caso.
Para assuntos pessoais ou familiares em outros países
documentos destinados a processos de casamento;
documentos para processos de nacionalidade ou cidadania;
procurações;
documentos relacionados a inventários, sucessões e outros procedimentos internacionais.
Importante: cada documento deve ser analisado conforme sua natureza e a finalidade para a qual será utilizado.
Documento particular pode ser apostilado?
A Convenção também alcança determinadas declarações oficiais apostas em documentos particulares, como o reconhecimento de assinatura.
Por isso, dependendo da natureza do documento particular, pode ser necessário realizar previamente um ato notarial ou registral adequado para que a declaração oficial correspondente possa ser objeto de apostilamento.
Antes de realizar o serviço, o ideal é apresentar o documento ao cartório para verificar qual procedimento é aplicável ao caso.
A apostila tem prazo de validade?
A Apostila da Haia, por si só, não possui um prazo geral de validade estabelecido pela Convenção.
Entretanto, é fundamental observar o prazo ou a atualidade exigidos para o próprio documento.
Uma universidade, órgão público, consulado ou outra instituição estrangeira pode exigir, por exemplo, uma certidão emitida há menos de três ou seis meses.
Por isso, antes de apostilar, consulte a instituição que receberá o documento.
Preciso apostilar no estado em que o documento foi emitido?
Não necessariamente.
O apostilamento pode ser realizado por notário ou registrador devidamente cadastrado para a prática do serviço, independentemente da especialidade ou da circunscrição territorial.
Assim, um documento emitido em outro estado pode, observados os requisitos para conferência de sua autenticidade, ser apresentado para apostilamento em Anápolis.
E se o país de destino não participar da Convenção?
Nesse caso, a Apostila da Haia não substitui o procedimento exigido para aquele país.
Pode ser necessária legalização diplomática ou consular ou outra formalidade, conforme as regras aplicáveis ao país de destino.
Por isso, antes de iniciar o procedimento, confirme:
se a Convenção da Apostila está em vigor entre o Brasil e o país onde o documento será apresentado; e
quais são as exigências da autoridade ou instituição estrangeira que receberá o documento.
Preciso de tradução juramentada?
Depende das exigências do país e da instituição de destino.
Quando for necessário apostilar também a tradução de um documento público produzido no Brasil, a regulamentação brasileira estabelece requisitos específicos para a tradução e prevê o apostilamento do documento original e da respectiva tradução em apostilas distintas.
Por isso, é recomendável verificar previamente se o destinatário estrangeiro exige tradução e em qual idioma.
Apostila física e apostila eletrônica
O apostilamento também pode ocorrer em meio eletrônico, observados os requisitos previstos pelo CNJ.
Apostila física
É utilizada em documentos físicos. A apostila correspondente é emitida e vinculada ao documento apresentado.
Apostila eletrônica
É destinada aos documentos eletrônicos que atendam aos requisitos normativos para apostilamento.
A apostila eletrônica é integrada ao arquivo do documento, assinada pela autoridade apostilante e pode ser entregue em mídia digital ou enviada ao endereço eletrônico informado pelo solicitante.
Essa modalidade facilita especialmente o atendimento de pessoas que já estão fora de Anápolis ou mesmo fora do Brasil.
Passo a passo: como solicitar o apostilamento no Cartório Del Fiaco
1. Confira o país de destino
Verifique se a Convenção da Apostila é aplicável entre o Brasil e o país onde o documento será apresentado.
2. Separe os documentos
Apresente os documentos que pretende utilizar no exterior para que seja analisada a possibilidade e a forma adequada de apostilamento.
3. Consulte a instituição de destino
Confirme se são exigidos documentos recentes, tradução, registro ou alguma outra formalidade adicional.
4. Solicite o apostilamento
O Cartório Del Fiaco poderá orientar sobre o procedimento adequado para documentos físicos e, quando admitido, documentos eletrônicos.
Perguntas frequentes sobre a Apostila de Haia
Quanto custa apostilar um documento?
Os emolumentos são cobrados por apostila, de acordo com a tabela oficial aplicável. Consulte o Cartório Del Fiaco para saber o valor vigente no momento da solicitação.
Posso apostilar vários documentos?
Sim. É possível apresentar vários documentos em uma mesma solicitação. Cada apostilamento, porém, constitui um ato próprio.
Como saber se uma apostila é autêntica?
As apostilas brasileiras são registradas no sistema eletrônico de apostilamento e possuem mecanismos que permitem a verificação de sua autenticidade.
Um documento estrangeiro para ser utilizado no Brasil também pode precisar de apostila?
Sim, quando a Convenção for aplicável. Nesse caso, a apostila deverá ser emitida pela autoridade competente do país de origem do documento. O apostilamento dispensa a legalização consular, sem prejuízo de outras exigências que possam existir no Brasil para a utilização daquele documento, como tradução ou registro, conforme o caso.
A Apostila da Haia substitui autorização de viagem de menor?
Não. A autorização de viagem e o apostilamento possuem finalidades completamente diferentes.
A Apostila da Haia certifica a origem de documentos para apresentação no exterior. Já a autorização de viagem possui regras próprias relacionadas à saída de crianças e adolescentes do país.
Dependendo da situação, a pessoa poderá necessitar de ambos.
Vai usar documentos brasileiros no exterior?
Antes de viajar ou iniciar um procedimento em outro país, confirme quais documentos serão exigidos e quais deles precisam ser apostilados.
O Cartório Del Fiaco realiza o serviço de Apostila da Haia e pode orientar você sobre os requisitos do apostilamento, inclusive em relação aos documentos eletrônicos admitidos pela regulamentação.
Assim, você prepara sua documentação com mais segurança, agilidade e sem burocracias desnecessárias.